Muerte por PowerPoint: 3 lecciones para evitarlo

Llevo más de 7 años con un proyecto freelance, mi plan B es ayudar a personas a mejorar sus presentaciones a través de herramientas como PowerPoint o Keynote. En todo este tiempo he aprendido un montón y quiero resumir esto en este post.

1. La historia es el rey

Uno de los principales errores es quizás la forma más frecuente de trabajo que me encuentro en cuando abro un PowerPoint: armar muchas láminas para luego de mucho trabajo preocuparse de identificar las más importantes, borrando o agregando lo que falte. Esta aproximación tiene dos grandes falencias:

  1. Trabajo de más al crear láminas que nunca vas a usar
  2. Generar relatos confusos que sólo tienen sentido para la persona que está armando el documento

Mi primera conversación con clientes que se encuentran en este estado es identificar cuál es su mensaje escencial. Qué están esperando que su audiencia capture de su presentación. Cuando esto no está claro, es difícil convencer a nadie por muy visualmente espectacular que sea la presentación mostrada.

Antes de preocuparse del formato, preocúpate del relato, responde estas preguntas:

  1. ¿Qué historia estás contando? (inicio, desarrollo, climax y desenlace)
  2. ¿A quién estás contando tu historia? (tu audiencia a presentar)
  3. ¿Qué parte de la historia la hace más significativa para tu audiencia?
  4. ¿Cuál es la moraleja o llamado a la acción de tu historia?

Prueba tu historia con tu entorno, revisa si se percibe como esperas o si se entienden todas las partes, prioriza cuáles de estas partes son las escenciales y cuáles son necesarias para darle un ritmo a tu historia; elimina las partes de tu historia que no apunten a su desarrollo o que confundan a tu audiencia y finalmente, revisa que tu llamado a la acción sea claro y genere un impacto positivo en tu audiencia.

2. Apóyate con visualizaciones y sé directo

Uno de los aspectos que más me sorprende en diferentes congresos y encuentros es el mix de presentadores que siguen usando un mal formato, incluyendo literalmente todo el contenido que van a presentar, láminas difícil de leer, con mucho texto y escencialmente poco claro.

Aprende la siguiente lección: Tu presentación es un apoyo a tu relato, no tiene que contener todo lo que estás presentando.

El hecho de que quieras que tu presentación replique el mismo contenido que estás relatando es un mal uso de la herramienta. Existen documentos en formato de presentación que pueden ser anexados al momento de presentar o para ser enviados a posteriori, estos documentos se llaman "slidedocs", y su objetivo es complementar la presentación para su revisión posterior. Cuando estás presentando, estás contando una historia, y si todo lo que vas a decir está escrito en la pantalla, entonces pierdes la capacidad de llevar el relato y técnicamente como presentador estás de sobra.

No presentes "slidedocs", este tipo de presentaciones aburren a tu audiencia y te quitan control de la historia que estás relatando. Mi recomendación siempre es: Construye una presentación que acompañe tu relato y si necesitas compartir más detalles, envía a tu audiencia el slidedoc respectivo con toda la información que puedan requerir después de tu presentación.

3. SUCCES (así mismo, con una S)

El año 2007 Chip y Dan Heath publicaron "Made to Stick" (o Ideas que Pegan), un libro que recomiendo para apoyar relatos y revisar casos de conceptos o ideas que fueron expuestas con tal éxito, que aún perduran. Dentro de los conceptos que presenta y ordena este libro se presenta un checklist en forma de acrónimo con revisiones que puedes hacer con tu idea para que tenga una mayor adherencia, lo resumo a continuación:

  1. S de Simple: Encuentra el concepto principal de la idea que estás relatando, encuentra cuál es el mensaje escencial dentro de la idea que estás relatando.
  2. U de Unexpected (inesperado): Si quieres que el relato de tu idea mantenga la atención de tu audiencia, rompe los esquemas, comienza tu presentación con una pregunta que irás resolviendo mientras construyes tu relato.
  3. C de Concreto: Intenta traer a tu audiencia hacia una idea concreta, o un concepto en que ellos estén familiarizados, "imagínate pedir un taxi en un país desconocido".
  4. C de Creible: Evita las exageraciones y usa escala humana. Por muy convencido que estés de tu idea, es importante entender que estás intentando convencer a una audiencia esceptica, por lo que el nivel de detalle y lenguaje debe estar alineado con este proceso.
  5. E de Emocional: El nexo emocional que pueden generar las personas es intenso. Si tu idea cuenta con argumentos vinculados a emociones o estadísticas en escala humana, es más probable que tu audiencia quiera vincularse con tu idea.
  6. S de Stories (historias): El relato de una historia es un aspecto familiar en la comunicación humana, lo hemos usado desde el origen de los tiempos y está integrado en la forma en que nos relacionamos con nuestro entorno. Utiliza mecánicas de historia para presenar tu idea, de forma que tu audiencia siga la evolución de ésta en un relato simple y conciso.

En resumen, estructura tu idea desde el concepto escencial que intentas comunicar, encuentra los nexos con los que tu audiencia hará un match y cuenta tu historia desde ahí.

Finalmente

Contando con una historia clara, un relato cercano y alineado a las expectativas de tu audiencia, el formato que utilices para presentar, ya sea PowerPoint, Keynote, Prezi, etc. debe complementar tu relato. Si utilizas un mal formato, vas a distraer a tu audiencia del relato. Permite que la presentación sea el complemento del relato.

Matias Meza

Matias Meza

Santiago, Chile